.doc er på vej ud i kulden. Microsofts proprietære dokumentformat synger på sidste vers, og fremtidens tekstbehandlingsdokumenter vil være åbne standarder baseret på XML. Selv i den nyeste udgave af Officepakken fra Microsoft foreslår Word ikke at gemme som .doc, men i stedet som .docx, der er Microsofts bud på en åben standard baseret på XML. Formaterne fra Microsoft kaldes under ét for OOXML (Office Open XML).
Danmark skiller sig ud fra alle andre lande ved at have valgt to formater, som det offentlige skal kunne modtage, og det ene er OOXML, der er certificeret som en standard under standardiseringsorganisationen ECMA. Det andet format kaldes ODF (Open Dokument Format), og hvis vi holder os til tekstbehandlingen, så hedder fil-endelsen .odt. Formatet benyttes som standard af OpenOffice, og er certificeret af ISO som en åben standard.
Hvis OpenOffice er installeret på pc'en, er der ingen problemer med hverken at gemme dokumenter i ODF eller modtage dem, og hvis maskinen er udstyret med Word 2007, er der ingen problemer med at håndtere dokumenter i OOXML-formatet.
Men det er de færreste offentlige pc'er, der er udstyret med den nye udgave af Officepakken fra Microsoft, Office 2007, og derfor har it-chefer rundt omkring været i gang med at finde ud af, hvad de skulle gøre for at blive klar til at modtage begge dokumenttyper.
Den pragmatiske løsning
I Nordfyns Kommune har de valgt den pragmatiske løsning. Kommunen bruger Word 2003 til tekstbehandling, og de har hentet en plug-in, der gør Word 2003 i stand til at læse OOXML-dokumenter. Konverteren er gratis og er rullet ud til alle medarbejdere.
Samtidig har it-afdelingen hentet OpenOffice, men har valgt ikke at lægge den ud til medarbejderne, før det bliver nødvendigt.
- Vi har Open Office liggende klar til at skubbe ud til folk, og vi har skrevet ud til alle medarbejderne, at de kan få den installeret, hvis de modtager dokumenter, de ikke kan åbne. Men vi har ikke fået nogen henvendelser endnu, siger Per Stenaa, it-chef i Nordfyns Kommune.
Alle medarbejdere i kommunen med en email-adresse er blevet orienteret om, at de skal kunne håndtere de nye formater fra den 1. januar i år, og da kommunen er vant til at udveksle dokumenter med andre kommuner, der ikke bruger Word, forventer han ingen problemer.
- Når medarbejderne hidtil har modtaget et dokument, de ikke kunne åbne, har vi hjulpet dem med at konvertere det til et brugbart format. Det er jo ikke raketvidenskab, siger han.
Konverter er ikke helt nok
Med en konverter installeret i Microsofts Officepakke er det også muligt at åbne og gemme dokumenter i ODF-format med Word. For at gemme i ODF-formatet er det dog nødvendigt først at gemme det som et Word-dokument og herefter eksportere det til ODF, hvilket foregår via menuen i Word. Så principielt set kan de kommuner, der benytter sig af Office-pakken fra Microsoft klare sig med en konverter.
Men i praksis er det foreløbig smartere at gøre som Nordfyns Kommune og installere OpenOffice til at håndtere ODF-dokumenterne. I hvert fald viser IT- og Telestyrelsens pilotforsøg, at myndighederne ikke kan basere deres løsning udelukkende på en at installere en konverter. Konverteringerne kan nemlig gå galt, hvis dokumenterne indeholder tegninger direkte i dokumentet, grafik og billeder, dynamiske objekter fra andre formater som regneark og præsentationsfiler (OLE-objekter), afsnitsspecifikke indholdfortegnelser, eller hvis der bliver foretaget gentagne konverteringer af et dokument.
Det skal bare virke - og det gør det
Pilotforsøgene har dog ikke fundet eksempler, hvor tekst er gået tabt, så til hverdagsbrug har de færreste offentlige myndigheder noget at frygte.
- Vores erfaringer fra for eksempel e-dag er, at det bliver skreget stort op, men for os små kommuner er der ikke så meget i det, når det kommer til stykket. Så vi har en meget pragmatisk tilgang til det, siger Per Stenaa.
Men det er altså ikke muligt at vælge en enkelt office-pakke, der kan håndtere begge formater fuldt ud. For eksempel er tiden endnu ikke helt moden til at gå den anden vej rundt og kun benytte Open Office. Benytter man sig af udgaven fra Novell, er det muligt at installere en konverter til at håndtere OOXML-filer, mens man med udgaven fra OpenOffice.org kommer til at vente nogle måneder endnu.
- OpenOffice kan åbne Microsofts format efter sommerferien, men vi har ikke så meget lyst til at kunne skrive i OOXML, så jeg tror, det bliver uden den mulighed. Men det kommer lidt an på, hvad der sker på ISO-mødet i februar. Hvis OOXML ikke bliver godkendt som en åben standard, tror jeg ikke vi gør det muligt at skrive i deres format, siger Leif Lodahl, koordinator i den danske OpenOffice-forening.
Oversigt over hvilke tekstbehandlingsprogrammer, der kan håndtere hvilke dokumentformater
