Intranetprojektet hos Axzon blev igangsat ud fra et ønske hos lederne af de enkelte datterselskaber i henholdsvis Danmark, Polen, Ukraine og Rusland om en mere effektiv understøttelse af videndeling og kommunikation i og mellem de enkelte selskaber.
Der står Microsoft på det meste af det software, der bliver benyttet i koncernen, så SharePoint var det naturlige valg.
– Vi ville have en løsning, der passede godt ind i vores eksisterende portefølje, og som kunne integreres til Office og Lync. Vi har ingen SharePoint-kompetencer internt, så vi besluttede at lægge det ud til en leverandør. Vi havde ikke en masse specifikke krav til løsningen og ønskede heller ikke at bruge ressourcer på at indgå i en udviklingsproces, så vi besluttede os for en in-a-box-løsning, fortæller Holger Axelgaard, CIO i Axzon.
Løsningen blev Wizdom fra Vejle-firmaet Webtop.
Ejerskabet ligger hos HR og PR
Det blev sammen med leverandøren besluttet at hoste løsningen på virksomhedens egne servere. I slutningen af 2012, hvor projektet blev søsat, havde Axzon ikke nogen løsninger placeret i skyen, men det har ændret sig siden. I dag har man en Office 365-løsning, og når tiden kommer til at opgradere fra SharePoint 2010 til 2013, vil det formentlig blive i form af en SharePoint Online-løsning.
– Lige nu har vi ikke etableret integrationer til Office og Lync, men det vil vi gøre, når vi går i skyen med SharePoint, siger Holger Axelgaard.
Holger Axelgaard og de øvrige ni medarbejdere i Axzons it-afdeling har en ren driftsmæssig rolle i forhold til intranettet.
– Jeg havde en rådgivende rolle med hensyn til løsningsvalget, men ud over selve systemdriften ligger ejerskabet til intranettet primært i HR- og PR-afdelingerne, fortæller Holger Axelgaard.
Udfordringerne er organisatoriske
Rent teknisk har der ikke været de store udfordringer for Axzon i forbindelse med projektet. Leverandøren har remote adgang og har stået for konfigurationerne, og løsningen var nem at gå i gang med. Udfordringerne i projektet har ligget på det organisatoriske plan.
Første udfordring var at få løsningen implementeret i alle selskaberne inden for en rimelig tidsramme. Der er en enkelt SharePoint-installation med et subsite til hvert af datterselskaberne – på hver sit sprog.
– I en uge samlede vi folk fra de enkelte datterselskaber og Webtops konsulenter på et konferencecenter i Danmark, og i løbet af den uge fik vi undervisning i løsningen, og de enkelte subsites blev designet. Det var klart den mest effektive måde at gøre det på, når vi er så spredt, forklarer Holger Axelgaard.
Der lå også en opgave i at få oversat Wizdom-delen af løsningen til de respektive sprog, og det arbejde bidrog Axzon også til.
Nogen skal være ansvarlige
Den største udfordring har dog ligget i at sørge for, at der løbende kommer relevante nyheder og informationer nok til, at medarbejderne ser det som en helt naturlig del af dagligdagen at være på intranettet.
– Det er utroligt vigtigt at få intranettet solidt forankret i organisationen, så der er nogle, der føler sig ansvarlige for at gøre det interessant og relevant nok til, at medarbejderne virkelig tager det i brug. Intranettet er den tvungne startside i browseren, men folk skulle jo også gerne selv vælge at bruge intranettet, fordi det giver dem værdi, siger Holger Axelgaard.
Han fortsætter:
– Der er altid en fare for, at når implementeringsprojektet er afsluttet, så glider et nyt intranet lidt i baggrunden, og man får ikke rigtig vedligeholdt og udviklet det.
Derfor overvejer man i øjeblikket at oprette en ny funktion til intern kommunikation, hvor en medarbejder skal have som sit fokus at opsøge de gode historier og få de relevante personer i de enkelte selskaber til at bidrage.
Værktøjer på vej
Ud over at understøtte et informations- og kommunikationsbehov gennem funktioner til dokumenthåndtering og nyhedsformidling er man også begyndt at stille nogle konkrete værktøjer til rådighed for brugerne. Det drejer sig i første omgang om formularer, der eksempelvis skal anvendes i forbindelse med ferie og sygdom. Her har det dog været en udfordring, at man for en sikkerheds skyld har ladet formularerne ligge på de netværksdrev, hvor de altid har ligget, så en del brugere vælger stadig den velkendt vej i stedet for at gå på intranettet.
Lige nu anvender man ikke team sites til projektsamarbejde, men Holger Axelgaard forventer, at det vil komme. Ud fra devisen need-to-have vil man i første omgang give medarbejderne nem adgang til relevant information, mens det at arbejde på team sites nærmere er i kategorien nice-to-have.
– Det er så en af fordelene ved at have fået en in-a-box-løsning, at vi ikke skal i gang med en masse udvikling, når vi skal i gang med noget nyt, men kan bringe det i anvendelse, som allerede er en del af pakken, siger han.
