Der er to spillere på markedet for lønsystemer til de danske kommuner: KMD og Silkeborg Data. Efter den obligatoriske udbudsrunde valgte Odense Kommune i 2010 at udskifte det eksisterende KMD-lønsystem med Silkeborg Løn, og 1. januar 2011 kunne kommunen gå i luften på det nye system.
I den oprindelige kontrakt med KMD var der ingen beskrivelse af exitstrategien, men ifølge digitaliseringskonsulent i Odense Kommune Michael Breuning har KMD været samarbejdsvillig, også i forhold til Silkeborg Data.
I det hele taget har Odense Kommune kun meget sjældent oplevet modvillige leverandører i forbindelse med kontraktophør. Det ville ifølge Michael Breuning ganske enkelt heller ikke give mening, hvis leverandøren vil bevare et godt forhold til kommunen på længere sigt.
– I forbindelse med vores skift af lønssystem har KMD i høj grad været samarbejdsvillig, men til gengæld var KMD's pris for de fem dataudtræk, der skulle foretages, meget høj. Vi besluttede os derfor til kun at få leveret ét udtræk fra KMD og så stå for de øvrige selv, fortæller han.
Denne mulighed havde kommunen ifølge Michael Breuning kun, fordi kommunen har datawarehouse-kompetencer i huset og kræver af alle leverandører af fagsystemer, at der leveres en lind strøm af data til datawarehouset. Det betød, at data kunne hentes derfra og sammenholdes med det oprindelige udtræk fra KMD.
Historiske data skulle med
Kombineret med en meget detaljeret projektplan fra Silkeborg Data samt deres erfaring med migrering fra KMD's lønsystem betød det, at der ikke opstod de store udfordringer på feltniveau. Men selvom selve datamigreringen gik planmæssigt, kom der alligevel en lidt ubehagelig overraskelse undervejs.
– Relativt sent i forløbet blev vi opmærksomme på, at der i kontrakten med KMD ikke var beskrevet noget om vilkår for adgang til de historiske data. Specielt i år 1 efter overgangen er det særdeles vigtigt at have fuld adgang til de data, der ligger i det gamle system – herunder med den samme brugergrænseflade, da vi har mange hundrede decentrale brugere af de forskellige skærmbilleder. Der er altid behov for at kunne sammenholde og kontrollere fraværs-, ferie- og løndata i overgangsfasen, ligesom der kan opstå behov for vigtige afklaringer i eventuelle personalesager, der kunne dukke op.
Opgaven med udtræk af de historiske data tog KMD sig imidlertid godt betalt for, siger Bjarne Sylvest, løncontroller i Odense Kommune.
Han tilføjer, at det derfor er blevet besluttet, at fra år 2 vil man nøjes med data fra eget datawarehouse, som på nuværende tidspunkt dækker de seneste knap 10 år. Det vil så kræve en mere central ekspertise at få data trukket ud og præsenteret i en brugbar form, men behovet mindskes også væsentligt over tid.
Forskellig organisationsopfattelse
Udfordringerne ved systemskiftet har således ligget på andre niveauer end på den basale datamigrering.
– Der er slet ingen tvivl om, at udfordringen i projektet ikke så meget lå i den rent tekniske del af migreringen, men i højere grad i den forskel, der er i de to systemers opfattelse af en organisation og funktionalitet. Kort fortalt er KMD's struktur meget lineær, mens Silkeborg Løn er mere hierarkisk opbygget, fortæller Bjarne Sylvest.
Michael Breuning forklarer, at Odense Kommune har et centralt repository for organisationsdata kaldet APOS, og det blev besluttet, at det nye lønsystem skulle afspejle organisationen i APOS. Det var en udfordring, men igen trak man på kommunens datawarehouse-folk, heriblandt en, der havde erfaring med Silkeborg Løn fra et tidligere job. Med ham ved roret lykkedes det derfor at få organisationen i APOS opbygget i Silkeborg Løn.
Ændrede arbejdsgange og oprydning
En anden opgave, der kom til at tage tid i projektet, var en arbejdsgangsanalyse.
– Det blev hurtigt klart, at med det nye system kunne vi strømline de eksisterende arbejdsgange. Inden vi gik i gang med projektet, havde vi lavet en analyse, som identificerede overflødige sløjfer og tilbageløb og beskrev de ideelle arbejdsgange. Dem fik vi så tillempet det, som Silkeborg Løn understøtter. Det tog selvfølgelig noget tid, men det var nyttigt at få det gjort, da besparelsespotentialet er næsten syv årsværk, fortæller Michael Breuning.
En lidt uventet sidegevinst ved selve migreringsprojektet viste sig at være den oprydningsproces, som det satte i gang.
– I Odense har vi grundlæggende en meget decentral struktur, som over tid har skabt mange individuelle og 'kreative' løsninger – også i brugen af lønsystemet. Vi er nu kommet over i en verden med en mere rigid regelmotor end i KMD-systemet. Det betyder, at for eksempel overenskomsternes regler om aflønning styres meget præcist, så fejl og forkerte udbetalinger kan undgås. Dette er en stor fordel i en meget decentraliseret organisation. Tidsmæssigt trak det en del tænder ud i konverteringsfasen, men det har bestemt været indsatsen værd, siger Bjarne Sylvest.
Fordel med standardsystem
I Odense Kommune er man meget tilbageholdende med at få lavet kundespecifikke tilretninger. Man vil hellere forsøge at påvirke udviklingen af standardsystemer, hvor det er leverandørens ansvar at sikre systemets konsistens.
– Vi må have tillid til, at datamodellen er i orden i forhold til funktionaliteten. Vi har jo tænkt os at anvende systemet, som det er designet. Det betyder også, at alt omkring change-procedurer og dokumentation er leverandørens ansvar, hvilket vi ser som en stor fordel, siger Michael Breuning.
At tilegne sig den nødvendige viden om det nye system på det rigtige tidspunkt har til gengæld været en udfordring i projektet.
– Vi har jo flere gange i projektet skullet tage stilling til spørgsmål, som vi reelt først kunne besvare på et senere tidspunkt, hvor vi havde fået et dybere kendskab til systemet og den virkelighedsopfattelse, det afspejler. Det er ikke muligt at lære alt om et nyt system, før man går i gang med at implementere det, men det er vigtigt så tidligt som muligt at få en forståelse for den forretningslogik, der ligger i det, siger Michael Breuning.
