Ud med Office – ind med Google Apps

Der googles på livet løs i Århus-virksomheden Systime A/S. Firmaet har for nylig skiftet Office-pakkerne ud med Google Apps og rykket tekstbehandling, regneark, e-mail og kalender online.

Førhen røg der Word-dokumenter frem og tilbage pr. e-mail mellem forlaget og forfatterne hele tiden.

–Det var ikke særligt hensigtsmæssigt og det tog lang tid. I dag foregår det hele via Google Apps, siger Mikkel Dall, it-projektleder hos Systime A/S.
Systime er et forlag, der har specialiseret sig i at udgive lærebøger og undervisningsmaterialer både som trykte udgaver og som online-bøger. Forfatterne er for størstedelens vedkommende lærere, der skriver bøgerne i deres fritid. Systime har 35 faste medarbejdere og et vekslende antal forfattere tilknyttet, der sidder rundt omkring i landet.

Hensigtsmæssige arbejdsgange
Det var et ønske om at få en samlet platform, der giver bedre muligheder for at samarbejde med forfatterne, der gjorde, at Systime valgte at skifte til Googles service.

– Fordelen er, at man kan arbejde samtidig i et dokument og med det samme se ændringer fra andre brugere. Samtidig kan man oprette projektgrupper i Google Sites, hvor man kan samle alt i forbindelse med en ny bog, som både den ansvarlige hos forlaget og forfatteren har adgang til. Det er en langt mere effektiv proces at gøre det på denne måde. Der kommer stadig Word-filer pr. e-mail, men ikke i lige så stort omfang. Vi har flyttet alt over i Google Apps, så alle nu bruger Google Docs til tekstbehandling og de øvrige programmer, der er tilgængelige, siger Mikkel Dall, der kun har oplevet små problemer med at omstille sig til det nye system. Han forklarer, at det økonomiske aspekt også spillede ind i valget. Systime betaler 50 dollar pr. bruger pr. år. Det svarer til cirka 250 kroner pr. medarbejder om året.

– Vi kunne også have valgt den gratis version af Google Apps, men vi ville gerne have den mere professionelle løsning, hvor vi har adgang til support og mere lagerplads. Men 50 dollar pr. medarbejder er stadig meget billigt i forhold til, hvor meget vi får. Sammenlignet med licenser til Microsoft-produkter er det jo meget billigere. Det er da klart, at havde det været væsentlig dyrere, så havde vi nok overvejet det igen, så det er kun et plus, at det ikke koster mere, siger Mikkel Dall og forklarer om overgangsfasen fra Microsoft Office til Google Apps.

– Det kræver selvfølgelig en smule tilvænning at gå fra Microsoft Office-pakken til Google Apps. Tekstbehandlingsdelen minder meget om Word, men GMail er anderledes bygget op i forhold til Outlook. Man bruger for eksempel ikke mapper, og GMail sorterer post på en anden måde. Det er dog kun en tilvænningssag, og kalenderdelen minder meget om den, der er i Outlook, siger han.

Få tekniske problemer
Systime har brugt Google Apps i to måneder. Der har ikke været de store opstartsvanskeligheder teknisk set. Tværtimod har en af de store gevinster været, at man ikke har brugt tid på installation og opsætning.

– Den helt store fordel er, at man ikke skal installere noget. Man skal logge på, og så har man alle programmerne til rådighed.  Det sparer utrolig meget tid og mange ressourcer, fordi det tager tid at installere software på så mange pc’er. Det har betydet, at der ikke har været opsætningsproblemer, som vi har skullet bruge tid på. Det hele har kørt meget smidigt, siger Mikkel Dall, der kun oplever få tekniske problemer ved Google Apps.

– Der er nogle problemer med at konvertere Word-filer til Google Docs eget format. Det største problem har været at overføre gamle e-mail fra Outlook til GMail. Medarbejderne vil gerne have deres gamle e-mail med over i det nye system, så de har mulighed for at søge i de gamle beskeder. Men det har ikke været så ligetil. Vi har måttet acceptere, at omkring 80 procent af alle e-mail er blevet overført automatisk, men så er processen ofte gået i stå. Derfor har vi måttet overføre de sidste 20 procent af alle de gamle e-mail manuelt, siger Mikkel Dall.

Tillid til Google
Sikkerheden i Google Apps, har også været inde i overvejelserne, da Systime ledte efter en ny løsning. Mikkel Dall mener, at der i dag er en bedre sikring af virksomhedens data i forhold til før, hvor man ikke brugte Google Apps.

– Vi er ikke en virksomhed med personfølsomme data, men sikkerheden har selvfølgelig været vigtig. Vi har valgt at have tillid til, at Google i kraft af virksomhedens udbredelse og størrelse har styr på det, og at virksomheden ved, hvad den laver, siger han og forklarer, at Google Apps også bruges som backup.

– Det har helt klart været en del af processen, at vi har fået flyttet alle dokumenter og e-mail ud på nettet. På den måde er vores data sikret langt bedre end tidligere, fordi vi altid har adgang til det fra nettet. Førhen havde vi nogle mere halve løsninger på backup-siden, som ikke var hensigtsmæssige, hvis der for eksempel udbrød brand eller lignende, siger Mikkel Dall.