Må du gå på sociale medier i arbejdstiden? Må du bruge din arbejdscomputer til private formål? Og må du selv installere software?
Svarene finder du i den it-politik, der gælder på din arbejdsplads. Den vil også afsløre, om din arbejdsgiver overvåger dig og dine kollegaer i forbindelse jeres arbejde. Det giver derfor rigtig god mening at undersøge, om din arbejdsplads rent faktisk har en it-politik.
26 procent af de it-folk, der har deltaget i årets lønstatistik, oplyser, at deres arbejdsplads har en it-politik. Men hele 37 procent ved det ikke, og det overrasker næstformand i PROSA Hanne Lykke Jespersen.
– Det er en meget høj procent, der både kan dække over, at der ikke overvåges på arbejdspladsen, men at arbejdsgiveren ikke har meldt det ud, og at det er blevet meldt ud på en måde, så medarbejderen ikke kan huske det, siger hun.
Og det kan få konsekvenser ikke at have styr på, om man bliver overvåget.
– Vi har haft sager, hvor chefen har overvåget et medlem. Eksempelvis blev en chef forarget over, hvad et medlem skrev med sin kæreste om, og fyrede vedkommende. Vi vandt sagen. For når der ikke er en overvågningspolitik på arbejdspladsen, er det ulovligt at overvåge de ansatte. Men medlemmet mistede stadigvæk sit arbejde, siger Hanne Lykke Jespersen.
Kend reglerne
37 procent oplyser i lønstatistikken, at deres arbejdsplads ikke har en it-politik. Men i PROSA ser juristerne flere og flere kontrakter, der - ud over løn og andre kendte vilkår - også indeholder en it-politik.
– Det kan være alt fra meget generelle formuleringer til forbud mod at bruge USB-stik eller besøge bestemte hjemmesider, siger Jesper Borre, der er jurist i PROSA.
Han understreger, at en it-politik først og fremmest handler om datasikkerhed og har til formål at sørge for, at den daglige drift af it-systemerne forløber så problemfrit som muligt, og at firmaets data er beskyttet mod utilsigtet indtrængen i systemerne.
Men en it-politik omfatter også retningslinjer for, hvordan medarbejdere må benytte web, installere hardware og software med mere. En arbejdsgiver kan godt forbyde brug af pc og internet til private formål, herunder at sende private mails. Arbejdsgiveren kan også bestemme, at medarbejdere ikke må deltage i chat eller gå på sociale medier i arbejdstiden.
– Hvis din arbejdsplads har en it-politik, så accepterer du den ved din underskrift på ansættelseskontrakten. Du har samtykket, og så er det op til dig at overholde de eventuelle forbud og regler, den opstiller, siger Jesper Borre.
Må gerne overvåge
Når man spørger de it-professionelle, hvad der bliver overvåget på arbejdspladsen, er det først og fremmest brugen af internettet, der holdes øje med. Herefter kommer performance i forhold til arbejdsindsats.
– Det er lovligt at overvåge det, der er arbejdsrelateret, når der er oplyst om det – dog aldrig mails, der er markeret privat. For private mails, der ikke er markeret, gælder det, at straks arbejdsgiveren kan se, at det er privat, skal man forlade mailen, siger Hanne Lykke Jespersen, men understreger:
– Jeg synes dog generelt, man skal undgå overvågning undtagen i tilfælde, hvor også medarbejderne har en interesse i det. Eksempelvis er bankerne og de bankansatte enige om videoovervågning på grund af risikoen for røveri.
Hvis der alligevel sker overvågning af eksempelvis internetforbrug, er det vigtigt, at medarbejderne faktisk ved, hvad arbejdsgiver ikke vil have, at de gør, og hvad der er acceptabelt, pointerer næstformanden.
– Det er PROSAs anbefaling, at aftalen tydeligt beskriver, hvad der kan udløse, at arbejdsgiveren ser på en medarbejders forbrug, og at medarbejderen er klar over dette. Ellers kan arbejdsgiveren bruge sådan en overvågning til at ’finde noget’ på de medarbejdere, man gerne vil af med, siger hun.
Har du en arbejdstelefon, bør du ifølge Hanne Lykke Jespersen sikre dig, at din arbejdsgiver ikke har installeret overvågningssoftware på den.
– Og så skal du ikke aflevere din telefon til arbejdsgiveren uden først at have fjernet, hvad der måtte være på den, som du ikke ønsker, at din arbejdsgiver skal se, siger hun.
Kigger i kollegaers mail
En lille del af de it-folk, der har deltaget i lønstatistikken, oplyser, at de er blevet bedt om at skaffe sig adgang til kollegaers data.
I langt de fleste tilfælde handler det om at tilgå mails fra eller til en kollega, der ikke længere er ansat. Flere understreger, at det selvfølgelig kun er sket med mailejerens eller ledelsens samtykke. Et PROSA-medlem noterer, at han er blevet bedt om at tilgå andres mail, ”hvis vigtige ordrer skulle findes, mens kollegaer var syge eller på ferie”, mens en anden skriver, at det skete ”på mistanke om brud på compliance-regler og interne etiske regler”. En tredje blev bedt om det ”i forbindelse med svindel”.
Det kan være en meget vanskelig situation for en it-professionel at stå i, påpeger Hanne Lykke Jespersen.
– Man er ikke forpligtet til at udføre arbejde, der er ulovligt. Hvis der er en politik på stedet, skal det, man bliver bedt om at gøre, derfor være i overensstemmelse med den politik, siger hun.
Lønstatistikken viser, at mange it-folk bruger deres arbejdsredskaber til privat brug. Lidt over 43 procent af de it-professionelle bruger også deres arbejdscomputer til private formål, og lige så mange PROSA-medlemmer oplyser, at de bruger arbejdstelefonen privat. 29 procent af dem, der har svaret på lønstatistikken, bruger begge dele til ikke-arbejdsrelaterede gøremål.
Ønsker du at være helt sikker på, at chefen ikke kan kigge med over skulderen, er der kun én ting at gøre:
– Den eneste måde, du kan sikre sig på, hvis arbejdsgiveren ønsker at overvåge medarbejdere, er ved ikke at bruge arbejdsgiverens udstyr, siger Hanne Lykke Jespersen.
