På spørgsmålet om hvilken beskrivelse han vil give af prosa.dk, som den fremstår i dag siger han:
- Prosa.dk som vi ser den i dag, er et keep-it-simple websted, som er koncentreret om at give nogenlunde den nødvendige information. Jeg var med til at omlægge det nuværende websted i 2004, hvor vi valgte ikke at foretage de store ændringer, og køre med et meget simpelt Content Management System (CMS). Det opfylder vores basale behov, som er evnen til at redigere en HTML-side og give differentieret adgang til opdatering.
Men den dag, der skal laves afgørende ændringer af prosa.dk, vil Peter Ussing overveje om skal indføres et mere mo-derne CMS. Et af kravene vil være en bedre understøttelse af xml, da xml er et centralt element i et nyt forbundssystem, som PROSA sammen med fem andre FTF- organisationer arbejder på at udvikle, og hvis mål bl.a. er at skabe en bedre integration med prosa.dk.
Den digitale fagforening
Den virkelige vision er for Peter Ussing at udbygge den portal, der allerede nu er i drift med indtastning af ydelseskort via webben- til at blive indgangen til den digitale fagforening. Det betyder, at medlemmerne langt hen ad vejen skal kunne betjene sig selv.
-Vores medlemmer er meget interesserede i sådanne serviceydelser, og synes vi er meget antikverede, når vi endnu ikke kan tilbyde disse services. Så det er vigtigt for os, siger Peter Ussing, og tilføjer, at det faktisk er en simpel strategisk nødvendighed for at PROSA forsat kan eksistere.
- Vi skal gennem denne portal både kunne yde en bedre service end i dag, men samtidigt vil det være muligt at realisere økonomiske besparelser på længere sigt.
Men Peter Ussing fremhæver, at det er ønsket om at skabe serviceforbedringer for medlemmerne, der driver visionen.
Digitaliseringen er allerede så småt i gang. Fra foråret 2005 har studerende medlemmer kunnet bestille bøger til deres studie online med rabat i kraft af deres medlemskab, og der er sat en portal i drift - PROSAmin - hvor arbejdsløse medlemmer kan udfylde ydelseskort online og foretage ændringer i de personlige oplysninger, som er registreret hos PROSA.
- Pt. kan man udfylde dagpengekort og feriekort, og vores leverandør arbejder med at udbygge antallet af ydelseskort - vi tager dem i brug efterhånden som de kommer, fortæller Peter Ussing.
Forudsætningen for en fuldt udbygget digital medlemsbetjening er naturligvis, at der kan etableres kontakt ind i og ud af PROSAs medlemssystem, så man kan arbejde begge veje. Peter Ussing fortæller, at PROSA arbejder sammen med fem andre FTF-organisationer om at udarbejde et standard-forbundssystem, der er gearet til at understøtte denne digitalisering af organisationen. Forbundssystemet bliver udarbejdet med en serviceorienteret arkitektur (SOA), og etableres således, at man let kan hente og opdatere data via kald til webservices. Den første organisation - Socialrådgiverforeningen - går i drift med MRM i løbet af 2006.
I følge Peter Ussing vil PROSAs medlemmer se denne digitale fagforening blive løbende udbygget - han tror på en løbende etablering af nye services i små skridt.
Styrkelse af den interne kommunikation
Udgangspunktet for velfungerende eksterne websteder er ofte, at de informationer og den viden, der findes internt i organisationen, bliver systematiseret, så alle medarbejdere ved hvor og hvordan de skal finde og publicere information. At PROSA også tænker således fremgår bl.a. af Arbejdsplanen for 2005-2006, hvor der står, at det politiske system (hovedbestyrelse, udvalg, lokalafdelingsbestyrelser) skal understøttes af webbaserede værktøjer.
Peter Ussing fortæller, at PROSA i samarbejde med FTF er i gang med at finde samarbejdsværktøjer til grupper (Groupware), der vil kunne støtte arbejdet i det politiske system.
- Vi skal kunne tilbyde udvalg og bestyrelser værktøjer, der kan lette samarbejdet. Jeg tænker her på faciliteter som debatfora, kalendere, man kan dele med resten af udvalget, områder, hvor man kan gemme fælles dokumenter, og i det hele taget alt det man skal kunne, når man arbejder sammen elektronisk. På sigt vil et sådant værktøj også kunne understøtte eventuelle faglige interessegrupper.
Efter sommeren vil det ligge fast, hvilket system, der er valgt, og FTF vil så i løbet af efteråret installere og teste systemet. Når der ligger en klar anbefaling, vil systemet blive implementeret på prosa.dk.
Et andet tiltag, der vil kunne styrke kommunikationen og deling af viden, er indførelse af intranet i PROSA. Lige inden interviewet har Peter Ussing været til første møde om intranet i PROSA. Der er lige ansat en kommunikationsmedarbejder, der skal stå for indførelse af intranet i organisationen. Peter Ussing siger:
- Der er behov for internt i organisationen at have et sted, hvor vi opbevarer dokumenter, og hvor medarbejderne kan være sikre på autenticiteten af de pågældende dokumenter. Som det er i dag, ligger de jo mange forskellige steder, og ingen ved, hvor den gældende version af dokumentet er. Det er tanken at delegere ansvaret for vedligeholdelse af informationerne til de personer som har ansvaret for området, ligesom det er tanken, at alle medarbejdere skal kunne publicere f.eks. nyheder.
Køb et kursus
Det har i lang tid været muligt at tilmelde sig PROSAs it-kurser via prosa.dk, men med en del administrativt arbejde til følge, da hovedparten af processen har skullet udføres manuelt. Til efteråret lancerer PROSA en kursusbutik, hvor PROSAs mange it-kurser præsenteres, og medlemmerne kan tilmelde sig og betale online med Dankort. Der bliver også en mulighed for at betale på anden vis. Systemet vil checke medlemsstatus, om der er plads på kurset, udskrive faktura osv. som man kender det fra andre webbutikker.
- Vi havde i foråret et arrangement hvor vi sendte 80-90 medlemmer til Cebit messen i Hannover. Den type arrangementer vil oplagt også komme i kursusbutikken, så tilmelding og betaling ordnes hurtigt og effektivt.
Hovedsigtet er, at gøre det nemt for medlemmerne, men det skal da ikke være nogen hemmelighed, at PROSAs administrative arbejde også bliver betydelig lettet med den slags systemer, siger Peter Ussing.
Peter Ussings prioritet i forhold til prosa.dk er klar. De digitale services og intranettet har højeste prioritet. Omkring disse projekter ligger arbejdet med at få implementeret en fornuftig måde at or-ganisere opdatering af prosa.dk samt i stigende grad at få indholdet på plads.
- Den største udfordring ved at drive et websted er organisatorisk. At siderne bliver opdateret er essentielt. For at sikre, at dette sker, skal ansvaret for opdatering af de forskellige områder været placeret helt præcist. Når det først er på plads, er det faktisk en mindre opgave at lægge en ny skal ned over, f.eks. i form af et CMS, afslutter Peter Ussing.
